Referentin Claudia Kullik (Project Tender Information Service GmbH)
"Ich nehme ein Konzept mit nach Hause, das hilft, das zuvor unstrukturierte Wissen jetzt zu strukturieren."
So beschrieb ein Teilnehmer den Mehrwert des iMOVE-Workshops "Internationale Ausschreibungen beantworten" am 4. und 5. September 2012 in Bonn.
Der Workshop ergänzte das iMOVE-Themenseminar "Internationale Ausschreibungspraxis für Bildungsdienstleistungen" im Januar und Juni 2012.
Die Referentinnen Claudia Kullik und Marejke Neumann von der Project Tender Information Service GmbH gaben einen umfassenden Überblick über alle Stadien der Beantwortung einer internationalen Ausschreibung.
Am ersten Tag des Workshops erläuterten die Referentinnen alle Aspekte, die in die Planungsphase fallen.
Grundsätzliche Fragen bei der Beantwortung einer internationalen Ausschreibung sind zum Beispiel: Wie muss das Unternehmen ausgerichtet sein? Wie muss man die Verantwortlichkeiten verteilen? Wie kann man ein standardisiertes System für die Beantwortung von Ausschreibungen schaffen?
Die personellen und finanziellen Ressourcen, die bei der Teilnahme an einem Ausschreibungsverfahren eingeplant werden müssen, sind von großer Bedeutung.
Die Referentinnen gaben viele wichtige Hinweise, welche weiteren Fragen in der Planungsphase beantwortet werden müssen, bevor eine Teilnahme erfolgen kann.
Sind die Grundsatzfragen beantwortet, beginnt die Umsetzung und konkrete Planung einer Teilnahme.
Die Referentinnen stellten verschiedene Ausschreibungsportale und Registrierungsverfahren vor und erläuterten die ersten Schritte, die bei Erhalt der Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen sind.
Die Frage, ob man eine Ausschreibung mit einem Partner beantwortet und welche Rolle und Haftung dieser potenzielle Partner übernimmt, diskutierten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer intensiv mit den Referentinnen.
Am Nachmittag verdeutlichten Praxisbeispiele die theoretischen Teile und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wendeten die gelernte Theorie in Arbeitsgruppen an.
Der erste Tag des Workshops fand seinen Ausklang bei einem Get-Together. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nutzen die Gelegenheit für bilaterale Gespräche und intensives Netzwerken.
"Gute, systematische Darstellung"
"Die Umsetzung in den Praxisteilen war toll und ich nehme eine Menge mit."
"Ein sehr wertvoller und hilfreicher Workshop. Erlerntes kann sofort in unserem Unternehmen umgesetzt werden. Sehr praxisnah!"
Am zweiten Tag des Workshops betrachteten die Referentinnen Claudia Kullik und Marejke Neumann die inhaltliche Bearbeitung eines Angebots. Dabei behandelten sie den formalen, den technischen und den preislichen Teil.
Im formalen Teil ging es um die benötigten Dokumente: Welche Unterlagen müssen eventuell beglaubigt werden? Welche Nachweise muss das Unternehmen erbringen? Wie wichtig sind die Unterschriften der unterschriftberechtigten Personen? Dies waren einige der Fragen, die die Referentinnen im iMOVE-Workshop beantworteten.
Bezüglich der technischen Leistungsfähigkeit nannten und erläuterten Kullik und Neumann die Bedeutung von Referenzen, Qualitätsmanagement sowie Informationen zu Ausstattung, Lebensläufen und Zertifizierungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Den finanziellen Teil diskutierten die Anwesenden besonders intensiv, da bei den Ausschreibungen gerade in diesem Bereich oft Unklarheiten bestehen. Bürgschaften und Garantien rundeten diesen Themenbereich ab.
Ein weiteres Thema des Workshops war die Nachbereitung eines Angebots.
Unterlagen müssen unbedingt aktuell gehalten werden, betonten die Referentinnen mehrfach. Denn nur mit laufend aktualisierten Unterlagen kann der Bewerber kurzfristig reagieren, beispielsweise bei Nachforderungen der ausschreibenden Stelle.
Das Follow-up während der Evaluierungsphase und die möglichen Schritte einer Rüge bei Unstimmigkeiten waren ebenfalls Themen, die die Referentinnen erklärten.
Zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern fand während des gesamten Workshops ein reger Austausch statt, in den alle eigene Erfahrungen und praktische Tipps einbrachten.
"Gute, systematische Darstellung"
"Die Umsetzung in den Praxisteilen war toll und ich nehme eine Menge mit."
"Ein sehr wertvoller und hilfreicher Workshop. Erlerntes kann sofort in unserem Unternehmen umgesetzt werden. Sehr praxisnah!"
